Du möchtest deine ungeliebten Aufgaben einfach jemand anderes übergeben? Die Aufgaben von Experten übernehmen lassen, statt selbst stundenlang darüber zu grübeln, yeah! Aber du weißt noch nicht so richtig, wie das Ganze funktionieren kann?
In diesem Text kann ich dir nicht verraten, wie jede VA arbeitet, denn – Überraschung – es machen nicht alle gleich. Ich werde dir verraten, wie die Zusammenarbeit mit mir abläuft und ich weiß, dass ich mit diesem Vorgehen nicht alleine dastehe. 😉
Mir sind in der Zusammenarbeit auch Verträge wichtig damit beide Seiten abgesichert sind und man sich am Ende nicht wegen Kleinigkeiten, die für selbstverständlich gehalten wurden, streitet. Auch Tools kommen dabei zum Einsatz. Erfahre unten im Text mehr Details.
Das Hauptmerkmal bei VAs ist meist, dass sie selbstständig und remote arbeiten. Sie sind also nicht in den Räumlichkeiten des Auftraggebers unterwegs. Gearbeitet wird online.
Die Zusammenarbeit kann dauerhaft oder projektbasiert ablaufen. Du kannst also auch in größeren Teams VAs finden, die schon jahrelang dabei sind und trotzdem selbstständig arbeiten.
Ihre Aufgabenfelder reichen vom klassischen Backoffice (woran die meisten beim Wort Assistenz zuerst denken) bis hin zu hochspezialisierten Aufgaben in einem Themenfeld oder mit bestimmten Tools.
Die Aufgaben der Virtuellen Assistenz haben natürlich eine Deadline, aber der Zeitpunkt an denen die erledigt werden, ist nicht immer festgeschrieben. Klar, wer bei einem Webinar im Chat unterstützt, muss auch zu dieser Zeit arbeiten. Wer aber das Workbook für das Webinar im Vorfeld erstellt hat, konnte sowohl morgens als auch abends um 9 arbeiten, Hauptsache es ist pünktlich fertig.
Durch diese flexiblen Arbeitszeiten sind Absprachen zwischen Auftraggeber*in und Auftragnehmer*in (VA) sehr wichtig, um Missverständnissen vorzubeugen.
Vielleicht ist es dir auch schon aufgefallen: Mittlerweile gehen immer mehr Leute dazu über, sich nicht mehr Virtuelle Assistenz zu nennen. In gewissen Kreisen wird der Begriff „Assistenz“ für minderwertige Hilfstätigkeiten mit mieser Entlohnung interpretiert. Sie gehen dann über zu Begriffen wie „Expert*in für …“ oder „Online-Business-Manager*in“. Sie erwähnen also in ihrer Berufsbezeichnung direkt ihr Dienstleistungsfeld mit.
Ich selbst bleibe vorerst bei Virtueller Assistentin. Ich habe einfach noch keine zufriedenstellende Alternative gefunden habe mit der ich mich wohlfühle. Wenn du mehr über meine technischen Dienstleistungen erfahren möchtest, dann schau dich auf meiner Webseite um.
Wie kommt eine Zusammenarbeit zustande?
Auch dieser Punkt ist natürlich nicht in Stein gemeißelt.
Eventuell kennt man sich aus seinem eigenen Netzwerk, wird von Bekannten und Freunden empfohlen, es gibt eine Suchanfrage in Jobgruppen oder die Kunden finden die VA über Google und Social Media. Viele Wege führen zur Zusammenarbeit.
Einige VAs bieten feste Pakete an. Diese sind entweder erfolgsorientiert oder stundenorientiert. Erfolgsorientiert heißt, der Kunde zahlt einen festen Preis, egal wie lange es für die Erledigung der Aufgabe dauerte. Stundenorientiert heißt, es wird eine feste Stundenanzahl gebucht und dann in dieser Zeit die Aufgaben abgearbeitet. Andere rechnen im Nachgang die abgeleisteten Stunden ab.
Auch hier darf man im Vorfeld kommunizieren, wie für beide Seiten die Abwicklung am besten ist.
Wie es bei mir läuft
Kennenlerngespräch
Meine bisherigen Kund*innen kamen tatsächlich meist direkt durch mein persönliches Netzwerk zu mir. Einige sind auch durch Instagram auf mich aufmerksam geworden.
Am liebsten starte ich mit einem Kennenlerngespräch. Dabei kann man sich näher kennenlernen, die Herausforderungen und Anforderungen des Gegenübers herausfinden, sich beschnuppern. So könen beide Seiten herausfinden ob man gerne zusammenarbeiten möchte.
Außerdem klären wir den Umfang der Unterstützung. Oft ist es im Vorfeld gar nicht so 100%ig klar, weil die Technik nicht komplett durchschaut wird und deshalb Schnittstellen-Aufgaben nicht mitbedacht werden.
Wenn du mich auch kennenlernen möchtest, dann kannst du dir über Calendly einen Termin buchen.
Angebotsphase
Danach erstelle ich ein Angebot. Dabei gibt es bei mir aktuell noch mehrere Möglichkeiten:
1. Mein Favorit: Ich rechne ein ergebnisorientiertes Paket ab (einige Beispiele findest du auf meiner Webseite), das ich nach dem Kennenlerngespräch erstellt habe. Dabei ist egal, wie kurz oder lange ich für die Arbeit gebraucht habe, das Ergebnis und dessen Wert zählen.
2. Ich berechne ein Stundenpaket mit einer fixen Stundenzahl. Das bietet sich an, wenn es mehrere, noch nicht ganz klar definierte Aufgaben gibt, das Budget vielleicht begrenzt ist und der*die Unternehmer*in zur Not auch alleine klarkäme.
Was könnte das z.B. sein? Du erstellst einen kleineren Onlinekurs und hast nun zeitliche Knappheit, weil so viele Aufgaben gleichzeitig auf dich zukommen und noch nicht genau den Endumfang abschätzen kannst. Du hast das Verständnis und die Fähigkeiten, den Kurs eigentlich auch selbst zu erstellen, aber weil gerade so viele To-Dos auf dich einprasseln, kommst du nur langsam voran. So kann ich in meiner Zeit so viel schaffen, wie es geht und danach darfst du entscheiden: möchtest du das Paket aufstocken oder kommst du ab dem Zeitpunkt selbst klar?
3. Einige Aufgaben sind sehr schwer vom Zeitumfang abzuschätzen. Das sind z.B. komplexere Automationen im E-Mail-Marketing. Dabei tracke ich die gearbeitete Zeit mit dem Zeiterfassungstool Toggl. Wenn das gewünschte Ergebnis hergestellt ist, dann rechne ich die gebrauchte Zeit über den Stundensatz ab.
Meine Pakete zahlen meine Kund*innen im Vorfeld, Rechnungen über erbrachte Stunden natürlich erst im Nachgang. Die vorherige Rechnungsstellung hat den großen Vorteil der Planungssicherheit für beide Seiten.
Wenn mein Gegenüber dem Angebot zustimmt, dann mache ich auch die Verträge fertig. Da ich aktuell keine AGBs nutze, ist mir das für die gegenseitige Absicherung wichtig. Außerdem ist ein AVV bei bestimmten Aufgaben vorgeschrieben.
1. Vertrag über Freie Mitarbeit: In dem werden die Tätigkeiten festgehalten, die Vergütung und dass die Arbeit auf selbstständiger Basis stattfindet.
2. Vertraulichkeitsvereinbarung: Hier werden nochmal detaillierter als im Freien-Mitarbeiter-Vertrag die Details zu Geheimnissen und Vertraulichkeit aufgezählt. Dies dient vor allem dem Schutz und der Sicherheit meiner Kund*innen.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag: Den stelle ich nicht jedes Mal aus, aber wenn ich Zugang zu Kundendaten erhalte. Dann ist er nämlich auch vorgeschrieben, weil ich dadurch sogenannte „Auftragsverarbeiterin“ werde (auch, wenn ich mit diesen Daten gar nichts anstelle, sie aber sehen kann). Hier geht es vor allem um den Schutz personenbezogener Daten deiner eigenen Kund*innen.
Das klingt viel, aber letztlich stehen in den Verträgen keine großen Geheimnisse drin, sondern nur sehr viele Details, weshalb sie so lang werden.
Und da ich eine Papierflut auch nicht mag: Ich möchte die nicht in ausgedruckter Form zugeschickt bekommen, du kannst sie gerne digital unterschreiben. Keine Sorge, das geht ganz leicht und die Unterschrift muss auch nicht superhübsch sein, oder ist sie das, wenn du den Paketempfang quittierst?
Zusammenarbeit
Das ist zwar die längste Phase, zu der ich aber nicht so viel Konkretes schreiben kann, weil eure Projekte alle so einzigartig sind und eure Herausforderungen auch.
Gemeinsam mit meinen Kund*innen entscheiden wir uns für eine Kommunikationsplattform. Gerne Slack. Das ist mein Mittel der Wahl bei aufwendigeren Projekten und Dateiaustausch oder wenn es mehrere Baustellen gibt (z.B. Mails und Onlinekurs aufsetzen). Es geht aber auch per Mail oder Telegram, wenn kein großer Dateiaustausch und/oder nur eine Aufgabe zu erledigen ist.
Slack ist ein Messaging-Dienst. Vielleicht kennst du Microsoft Teams? Es funktioniert so ähnlich. Es gibt einen gemeinsamen „Workspace“ und diesen kann man in verschiedene Themengebiete aufteilen. Die Unterhaltungen sind dann nach Themen sortiert und geraten nicht durcheinander.
Bei Mails wird es doch manchmal verwirrend, wenn man erst auf die letzte Mail und dann nochmal auf die drittletzte antwortet. Und bei mehr als 2 involvierten Personen erst recht. Auch Dateien kann man dort sehr entspannt austauschen und kurze Reaktionen wie „Daumen hoch“ oder „Erledigt“ setzen, um die Nachrichtenflut zu minimieren. In der Basisversion ist Slack sogar kostenlos.
Dann stellen mir die Kund*innen die Zugänge zu den benötigten Tools zur Verfügung.
Entweder muss mir das Passwort übermittelt werden, z.B. mit Lastpass. Oder das Programm bietet extra Teamzugänge. So ist es z.B. bei Elopage oder Digistore24. Das Schöne daran ist, dass man dort die Berechtigungen individualisieren kann und auch so DSGVO-konform leichter gearbeitet werden kann.
Ich soll die Videos in deinem Onlinekurs aktualisieren? Toll, dann brauche ich nicht die Daten deiner Kunden. Und wenn ich für diesen Bereich nicht freigeschaltet bin, dann brauchen wir beide auch keinen AVV. Herrlich, oder?
Je nachdem, was meine Kund*innen benötigen, müssen wir auch unterschiedliche Daten austauschen. Ich erstelle gerne Checklisten an denen sie sich langhangeln können statt immer alles einzeln abzufragen.
Im Regelfall läuft die meiste Kommunikation schriftlich ab, so dass beide Seiten zeitlich unabhängig voneinander arbeiten können. Bei wichtigeren Entscheidungen oder aber auch Besprechungen, vereinbaren wir Termine für einen Videocall. Manchmal ist es doch ganz schön, wenn man sein Gegenüber und die Reaktionen auch sieht und nicht nur liest.
Was kommt danach?
Wenn wir projektbezogen zusammengearbeitet haben, dann ist mit Übergabe des Ergebnisses unsere schöne, gemeinsame Zeit vorbei. 😥 Die Verträge sind dann erledigt und wir sind uns zu nichts mehr verpflichtet.
Gerne bleibe ich aber mit meinen Kund*innen im Kontakt, um zu sehen, wie es danach weiter geht und ob alles geklappt hat, wie geplant.
Klar, bei langfristigen Projekten, wie der Betreuung deines Newsletters, haben wir ganz lange etwas voneinander 😊
Du hast Lust mit mir zu arbeiten, dann lass uns sprechen und buche dir direkt ein Kennenlerngespräch.
Wenn du lieber noch ein bisschen gucken willst, dann schau dich auf meiner Webseite um oder komm zu meinem Instagramprofil. Dort bin ich auch oft in der Story zu sehen und du kannst die echte Jana schon etwas kennenlernen ohne dass ich so richtig was davon mitbekomme 😉
