Du hast ein fertig eingerichtetes E-Mail-Tool, aber stellst jetzt leider fest, dass das langfristig nicht zu deinem Business passt?
- Es hat nicht die Schnittstellen, die du brauchst.
- Es bietet dir zu wenig technischen Spielraum.
- Das Preis-Leistungsverhältnis passt für dich nicht mehr…
Dies und vieles weitere können Gründe dafür sein, das eigene Tool wechseln zu wollen. Wenn du jetzt also planst, in ein anderes Tool zu investieren, kommen einige Aufgaben auf dich zu.
Sie sind alle kein Hexenwerk, aber ziehen dann manchmal doch einen Rattenschwanz nach sich, was du plötzlich auch noch erledigen möchtest.
Lerne in diesem Blogartikel mehr darüber, was es noch zu tun gibt, als nur Kontakte neu zu importieren 😉
Die Entscheidung für das richtige E-Mail-Marketing-Tool
Du stehst gerade an dem Punkt, dass du aus einem Tool rauswächst. Das ist ok und auch normal. Eigene Anforderungen verändern sich und auch Tools verändern sich. Manchmal werden irgendwelche Funktionen eingeführt, die wir nicht wollen oder die Preise steigen. Das ist kein Beinbruch.
Ein Umzug ist immer mit Aufwand verbunden. Entweder betreibst du ihn selbst oder lässt es erledigen und so wird aus dem Aufwand auch Geld.
Damit du nicht in einem Jahr wieder umziehen musst, solltest du jetzt gut recherchieren. Welches wird dein Nachfolge-Tool?
Prüfe nochmals all deine Anforderungen. Checke, ob es die nötigen Schnittstellen, z.B. zu deiner Kursplattform, bietet. Wenn du mit deinem Business wachsen möchtest, wie lange kannst du es nutzen? Gibt es Einschränkungen in der Kontakt- oder E-Mail-Anzahl?
Was ist dir wichtig in Hinblick auf den Datenschutz? Ist es für dich vertretbar einen US-Anbieter zu verwenden oder sollte es mindestens Server in der EU geben?
Überstürze diese Entscheidung nicht!
Vielleicht helfen die Gespräche mit Business-Buddys oder auch kostenlose Testphasen vor dem Beginn. Versuche, einen Blick in das Tool und dessen Handhabung zu erlangen, so kannst du ein gutes Gefühl dafür bekommen.
Aber so wie du nichts überstürzen solltest, solltest du es auch nicht zerdenken. Es gibt nicht die eierlegende Wollmilchsau. Du wirst immer irgendwas finden, das woanders besser ist.
Du brauchst nicht das Tool mit den meisten Schnittstellen, sondern mit denen, die zu deinen Bedürfnissen passen!
Räume dein bisheriges E-Mail-Tool auf
Ja, du hast richtig gelesen. Meiner Meinung nach solltest du vor dem Umzug das alte Tool aufräumen.
Wenn du in eine neue Wohnung ziehst, sortierst du doch auch vor dem Kistenpacken aus und nicht erst beim Auspacken in der neuen Wohnung!
Welche Punkte solltest du dir anschauen?
- Kontakte: Karteileichen müssen nicht mit umziehen! Abgemeldete oder unbestätigte Kontakte brauchst du definitiv nicht. Schwieriger wird es bei aktiven Kontakten, die aber nicht interagieren.
Falls du das bisherige Nutzerverhalten / Engagement irgendwie gemessen hast, empfehle ich dir folgendes: Kontakte, die länger nicht interagiert haben (geöffnet, geklickt, geantwortet) bekommen nochmal eine superduper Mail mit einem Inhalt, den sie unbedingt haben wollen. Wer da immer noch nicht wieder wach wird, darf gehen und wird nicht mit umgezogen. - Listen: Ich empfehle mit so wenig Listen wie möglich zu arbeiten. Kannst du einige streichen, weil du sie nicht mehr nutzt? Oder mit anderen Listen zusammenführen?
- Tags: Falls dein bisheriges E-Mail-Marketing-Tool Tagsbasiert ist, gehe auch diese durch. Auch dort fällt manchmal ziemlich viel Plunder an. Brauchst du sie noch alle? Weißt du überhaupt noch, was du damit ausdrücken wolltest? Verwendest du sie alle?
Wenn dir deine Tag-Struktur nicht mehr passt, ist jetzt der richtige Moment gekommen um eine neue Struktur aufzubauen.
Tipp: Ich empfehle Tagkategorien einzurichten. Z.B. wird jeder Kontakt, der sich ein Freebie holt mit dem Tag „LM: Freebiename“ gekennzeichnet. (LM = Lead Magnet) - Vorlagen: Du hast dir sicher Vorlagen für deine Mails erstellt. Welche Vorlagen davon brauchst du noch und möchtest die im neuen Tool nachbauen? Oder bist du allen entwachsen und möchtest mit einem neuen Design starten?
- Automationen: Welche Automationen hast du noch? Welche davon sind aktuell noch aktiv oder brauchst du zukünftig wieder?
Passen die Abläufe und Inhalte in den Automationen noch?
Musst du die Mailinhalte ändern oder sind sie alle noch fein?
Tipp: Überlege dir auch eine Strategie für Kontakte, die sich aktuell in einer Automation befinden!
Kontakte über Umzug informieren
Ich habe meine E-Mail-Lise darüber informiert, dass ich mein Newsletter-Tool wechseln werde und es sich bei dem Neuen um ein US-Tool handelt. Das heißt, ihre Daten werden in das neue Programm übertragen. Ob das wirklich nötig ist? Puuh, darüber streiten sich wahrscheinlich täglich Datenschützer. Ich hab es jedenfalls gemacht. Zum einen kann ich sagen „Ja, ich hab sie doch informiert.“ Und zum anderen gibt man so manchen Kontakten noch den letzten Anreiz sich doch auszutragen. Was? Sie sollen sich austragen? Nein, natürlich sollen sie nicht. Aber wenn diese Person sich eh nicht für deinen Newsletter interessiert hat und aus Faulheit statt den Abmeldelink den Papierkorb in Outlook benutzt hat, dann hat sie hier nochmal auf dem Silbertablett präsentiert die Möglichkeit, darüber nachzudenken, ob sie sich für deine Inhalte interessiert. Und jetzt kommen wir zu einem schwierigen Fall mit dem Datenschutz. Deshalb ist das hier keine Rechtsberatung und ich muss ganz klar sagen: Wenn du dir nicht sicher bist, dann wende dich an einen Datenschutzexperten und lass dich dort beraten. Wenn du bestehende Kontakte in einem anderen Tool speichern möchtest, kannst du dort das DOI-Verfahren nicht mehr nachweisen. Das könnte zum Problem werden, falls es wirklich mal zum Streitfall kommt. Es gibt verschiedene Herangehensweisen, wie man versuchen kann, dieses DOI im Nachhinein greifbar zu machen. Das wäre zum einen das 4-Augen-Prinzip beim Kontaktexport oder auch das Abfilmen des Bildschirms dabei. Ob das einer Prüfung standhalten würde? Ich weiß es nicht. Meine Lösung ist folgende: In meinem alten Tool- Sendinblue – gibt es einen kostenlosen Basistarif. Den lasse ich einfach weiter laufen und habe dort noch alle Kontakte und deren DOI-Daten gespeichert.Datenschutzerklärung anpassen
Ja, du willst dein Newsletter-Tool umziehen und doch musst du vorher mal an deine Webseite ran!
Aktualisiere deine Datenschutzerklärung und nimm deinen neuen Anbieter dort mit auf. Das ist ganz wichtig! (*hust* DSGVO *hust*)
Neuen Account erstellen
Jetzt soll es aber mal um dein neues E-Mail-Marketing-Tool gehen! Du musst einen neuen Account erstellen.
In diesem müssen alle Grundeinstellungen vorgenommen werden.
Dann kommen wir wieder zu dem bösen Datenschutz-Thema: Schließe einen AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) mit dem Anbieter ab.
Außerdem ist jetzt der Moment gekommen um zu entscheiden: versendest du über deine eigene Domain oder über die deines Newsletter-Tool? Stichwort: Authentifizierung.
Du kannst auch bereits beginnen dir Vorlagen in dem E-Mail-Designer zu erstellen. Zum Glück hast du schon in Schritt 2 entschieden, welche du brauchst. 😉
Auch alle Daten, die du zur Kontaktpflege brauchst, kannst du bereits erstellen. (Tags und Listen)
Und nicht vergessen: bezahle dein neues Tool. Sonst wirst du nach 14 Tagen eingefroren (falls es eine Testphase gab) und wunderst dich, warum keine Mails mehr rausgehen.
Automationen neu aufsetzen
Bevor du bald die Kontakte umziehst, empfehle ich vorher alle Automationen neu aufzusetzen. Dann kannst du im Bedarfsfall direkt nach dem Kontaktimport weiter die Automationen nutzen.
Falls du es noch nicht getan hast, solltest du an dieser Stelle die Inhalte der Automationen prüfen. Passen die Inhalte der Mails? Machen die Bedingungen Sinn?
Wenn dir da Unstimmigkeiten auffallen, dann ändere sie bevor du damit die nächsten Mails rausjagst.
Kümmere dich um die Eintragungs-Formulare
Natürlich musst du auch noch neue Formulare erstellen. Sonst kann sich niemand in deine neue Liste eintragen. Das wäre ja schade.
Deshalb heißt es zuallererst: Detektivarbeit. Je nachdem, wie lange du schon im Newsletter-Thema steckst, können sich an diversen Stellen auf deiner Webseite und anderen Onlineauftritten Landingpages oder Formularlinks verstecken. Die musst du finden und ersetzen.
Erstelle also alle benötigten Formulare in deinem neuen Newsletter-Tool.
Tipp: Denk an das DOI-Verfahren. Je nach Tool musst du noch eine Vorlage für eine Bestätigungsmail bauen.
Achtung: Wenn du eigene Dankesseiten anbindest besteht jetzt die Gefahr, dass du die auch noch ändern willst. 😂 Du weißt ja wie es ist. Wenn man nach längerer Zeit die eigene Webseite anschaut, findet man immer irgendwas zum Ändern.
Hast du alle Formulare erstellt und auf den entsprechenden Seiten ausgetaucht, kommt der nächste wichtige Punkt: Testen! Ich empfehle dir, wirklich jedes Formular zu testen.
- Geht die DOI-Mail raus?
- Wird auf die richtigen Fast-Fertig- und Dankesseiten verlinkt?
- Wurde der Kontakt der richtigen Liste und Tags zugewiesen?
Schnittstellen zu anderen Systemen einrichten
Wenn du dein altes E-Mail-Tool an andere Systeme angebunden hast, dann solltest du diese nun auf dein neues Tool umstellen. Das könnten Zahlungsdienstleister, Onlinekursplattformen oder Automatisierungstools wie Zapier sein. Und auch hier der Tipp: Teste ob die neu eingestellte Anbindung tatsächlich richtig funktioniert!Kontakte aus altem Newsletter-Tool exportieren
Endlich sind wir am offensichtlichsten Punkt angekommen: Die Kontakte müssen exportiert werden.
Schau in welchem Format du die Kontakte im neuen Tool brauchst. So solltest du sie auch exportieren. Meisten ist es eine CSV-Datei. Die sieht ähnlich aus wie eine Excel, aber statt in die einzelnen Zellen sind die Daten hintereinander weg geschrieben und durch ein Komma getrennt.
Denk dran: Welche Daten brauchst du in deinem neuen Tool? Möchtest du Listen, Tags, bestimmte Daten übertragen? Das solltest du beim Export auch entsprechend einstellen. 😉
Kontakte in dein neues E-Mail-Marketing-Tool importieren
Wenn du alle Daten exportiert hast, geht es nun an dein neues Tool. Dort fügst du diese Kontakte nun ein. Achte darauf, dass auch hier alle wichtigen Daten direkt hinzugefügt werden. Außerdem solltest du prüfen, ob die Kontakte direkt in eine Automation springen sollen oder nicht.Kannst du dein neues Newsletter-Tool noch besser nutzen als dein altes?
Bevor du in die Tasten haust und die ersten Mails verschickst, kannst du noch einen Gedanken in Optimierung stecken.
Eventuell bietet dir dein neues Tool Möglichkeiten, die du bisher nicht genutzt hast. Oder du richtest Automationen ein, die du bisher nicht verwendet hast.
Beispiele dafür könnten sein:
- Leser-Aktivität / Engagement – tracken
- Automatische Kontaktexporte zur Sicherung
- Automatisierung von Kampagnenberichten
Wow, das war doch mehr als ursprünglich gedacht. Wie lang dieser Prozess dauert ist sehr individuell. Es hängt stark von deinen Ausgangsbedingungen ab: wie viele Kontakte? Wie sind sie organisiert? Wie viele Formulare und Automationen gibt es? Gibt es weitere Schnittstellen?
Du siehst, so ein Umzug sollte gut geplant werden, denn er macht sich nicht mal nebenbei. Wenn du danach deine Mailliste aber effektiver und effizienter bespielen kannst, dann lohnt sich der Aufwand natürlich trotzdem!
Hey, ich bin Jana und Virtuelle Assistentin für Technik.
Ich unterstütze Online-Unternehmer*innen ihre Technik rund um Automatisierungen, Onlinekurse und E-Mail-Marketing ohne Frust zu lösen, um entspannter zu launchen.
Du kümmerst dich um das, was du liebst: deine Expertise und deine Inhalte, ich kümmere mich um die Technik.
Mach dir keine Sorgen mehr, ob alles richtig läuft und nutze die freigewordene Zeit nicht mit deinem Computer, sondern mit deinem Leben. ❤
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